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Formation : Coordonner le traitement de l’information administrative d’une structure

Bloc de compétences d'un titre RNCP

Coordonner le traitement de l’information administrative d’une structure

Bloc de compétences d'un titre RNCP
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Ce parcours de formation représente le premier bloc de compétences constituant le titre certifié de niveau 5 (Bac +2) « Assistant(e) de direction » reconnu par l'État. L'ensemble de ces formations vous permettra de gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information. Vous verrez comment diffuser l'information en considérant l’empreinte environnementale de chaque action.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique

Réf. ZOB
Prix : 6240 € H.T.
  14j - 98h00
Pauses-café et
déjeuners offerts




Ce parcours de formation représente le premier bloc de compétences constituant le titre certifié de niveau 5 (Bac +2) « Assistant(e) de direction » reconnu par l'État. L'ensemble de ces formations vous permettra de gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information. Vous verrez comment diffuser l'information en considérant l’empreinte environnementale de chaque action.

Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Relayer l'information et se positionner comme un binôme efficace
  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • Rédiger et diffuser les informations pertinentes adaptées aux destinataires et au contexte
  • Rédiger un compte rendu structuré et une note de synthèse
  • Maîtriser les différents types de communication interne
  • Construire des documents efficaces

Public concerné
Assistant(e) de direction, futur(e)s assistant(e)s de direction, office managers, assistant(e)s métiers, secrétaires ; toute personne en charge du traitement de l’information administrative d’une structure.

Prérequis
Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 (Bac) certifié par l'État.

Programme de la formation

Gérer l’information et se positionner en relais

  • Être l'interface entre clients internes, externes/managers.
  • Savoir représenter son manager : le reporting.
  • Recevoir, écouter et traiter les demandes.
  • Informer et s'informer.
  • Rédiger un compte rendu efficace.
  • Développer son réseau.
  • Adapter sa communication : interlocuteurs, contexte.
Mise en situation
Mises en situation professionnelle de communication informelle (réseautage). Débriefing personnalisé. Organiser ses idées et rédiger ses messages.

Choisir une méthode de classement et faciliter à tous l’accès à l’information

  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do-list, carte conceptuelle.
  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Élaborer un plan de classement papier et informatique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.
Travaux pratiques
Les outils et méthodes du classement.

Savoir recueillir l'information pertinente

  • Détecter les informations clés.
  • Écouter activement un interlocuteur.
  • Distinguer l'information essentielle/accessoire, prioritaire ou non, « périssable »/de fond, les faits/opinions.
  • Prendre des notes et reformuler.
  • Restituer l’information à l’écrit et à l’oral.
Exercice
Repérage et organisation d'informations clés pour la rédaction d'une note de synthèse.

Organiser ses idées et structurer ses messages

  • Organiser ses idées avec les cartes heuristiques.
  • Élaborer un plan et un argumentaire sur objectif.
  • Construire des paragraphes équilibrés.
  • Rédiger une introduction et une conclusion convaincantes.
Exercice
Trier des informations et élaborer un plan pour expliquer son activité professionnelle. Synthétiser un texte sous forme de carte.

Concevoir un plan de communication interne

  • Diagnostiquer l'existant : système de recueil de l'information.
  • Animer des réunions et des entretiens individuels.
  • Analyser et définir ses priorités en fonction des cibles.
  • Adapter son plan de communication à la stratégie de l'entreprise.
  • Méthodologie du plan de communication interne.
Travaux pratiques
Travail individualisé sur la définition du plan de communication interne.

Identifier les enjeux environnementaux et sociétaux du numérique

  • Identifier les enjeux environnementaux du numérique.
  • Assimiler les impacts sociétaux du numérique.
  • Maîtriser le chemin du numérique responsable.
Exercice
Quiz sur la Responsabilité numérique des entreprises (RNE).

Gérer les tableaux de bord

  • Élaborer le tableau de bord : méthodologie de projet.
  • Déterminer les indicateurs pertinents et les niveaux d'information requis, selon les destinataires et leurs besoins.
  • Choisir et hiérarchiser les indicateurs de résultat, de progression, de pilotage, de reporting et de gestion.
  • Suivre et contrôler le tableau de bord : vérifier les chiffres, alerter le manager sur les écarts et erreurs...
  • Bâtir et optimiser le processus de reporting : organiser l'animation des tableaux de bord avec les équipes.
  • Être force de proposition : commenter, optimiser et favoriser l'évolution des indicateurs.
Exercice
Sélection, parmi les indicateurs les plus courants par fonction, des plus pertinents pour son activité.


Certification
Chaque bloc de compétences est validé au travers d'un examen écrit sous forme d'étude de cas (cf. Réf. ZQP).

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Mentions légales
Taux d'obtention :

Titres RNCP associés
Pour aller plus loin et renforcer votre employabilité, découvrez les titres RNCP qui contiennent ce parcours certifiant.

Solutions de financement
Pour trouver la meilleure solution de financement adaptée à votre situation : contactez votre conseiller formation.
Il vous aidera à choisir parmi les solutions suivantes :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.

Horaires
En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.

Dates et lieux
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Classe à distance